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Le organizzazioni hanno sempre più bisogno di strumenti e metodologie che siano in grado di semplificare il lavoro digitale collaborativo. In questo contesto, un ruolo chiave lo gioca il digital asset management: un processo aziendale che, attraverso l’uso di tecnologie innovative, permette di organizzare le informazioni e gestire al meglio le risorse digitali.
Il digital asset management, nello specifico, fornisce alle aziende un approccio sistematico per archiviare, organizzare, gestire, recuperare e distribuire in modo efficiente le loro risorse digitali, mettendole a disposizione per analisi avanzate di gestione dei fondi, con dashboard specifiche per la gestione degli asset.
Digital asset management: le sfide da affrontare
La previsione dei costi degli asset è una questione complessa. Calcolare un budget accurato può essere estremamente insidioso e, qualora quest’attività non venga svolta nel modo corretto, potrebbe impattare negativamente sull’intera organizzazione. Il rischio, infatti, è che si verifichino riscontri negativi sui costi di manutenzione. Simili problematiche hanno molto a che vedere con la difficoltà di impiegare nel modo più efficace ed efficiente la grande quantità di dati raccolta.
Come usare, quindi, il patrimonio informativo di un’organizzazione per migliorare i risultati di business? Come riunire e integrare i dati dispersi nei vari silos aziendali per utilizzarli in tempo reale se i sistemi non comunicano tra loro?
Il digital asset management rappresenta una leva fondamentale per aumentare la trasparenza organizzativa – incentivando la collaborazione fra tutti gli attori coinvolti e ottimizzando i flussi di lavoro per impedire un utilizzo ridondante degli asset – e favorire un uso migliore delle risorse in mano a un’organizzazione.
Digital asset management: perché non si può farne a meno
I sistemi di digital asset management più avanzati presentano un’interfaccia semplice e intuitiva, che rende ancora più semplice la creazione e la condivisione di dashboard e report.
Oggi queste soluzioni sono indispensabili per:
- consolidare i dati provenienti da più fonti;
- visualizzare le metriche chiave sulle operazioni di investimento di capitale e sulle attività di manutenzione;
- analizzare la frequenza dei problemi di investimento di capitale più significativi;
- usufruire di analytics intelligenti per riconoscere schemi nascosti, essenziali per evolvere il processo decisionale;
- prevedere in modo più accurato la riduzione delle spese CapEx e OpEx sulle risorse fisse.
Un sistema di asset management può rivelarsi indispensabile per supportare e semplificare il processo decisionale: integrando i dati provenienti da fonti diverse e dai silos più disparati è, infatti, in grado di offrire una dashboard completa attraverso cui prendere visione di tutte le criticità che riguardano l’asset management. In base a tali informazioni, poi, è possibile dare priorità alle attività di gestione delle risorse, con una ricaduta immediata sugli aspetti di gestione economica e finanziaria.
Il punto di partenza, in ogni caso, resta sempre un audit degli asset preesistenti: senza sapere quali e che tipo di risorse l’organizzazione è chiamata a gestire, è più difficile capire quali sono i processi e i tool da implementare per ottimizzarne l’utilizzo.
Inoltre, una caratteristica fondamentale di una soluzione di digital asset management è la capacità di integrarsi con i sistemi preesistenti senza soluzione di continuità. In altre parole, il sistema dev’essere neutrale e concertare le altre componenti informative aziendali per la distribuzione e la creazione degli asset – per esempio, garantendo anche la flessibilità necessaria per l’introduzione di nuovi sistemi futuri.
Digital asset management, un esempio concreto
Facciamo un esempio: assumiamo come dati di partenza quelli contenuti in un foglio di calcolo Excel. Parliamo di dati relativi a un output, esportati da un sistema di pianificazione e caricati su un sito di sharepoint, o provenienti da un singolo server.
I gestionali più avanzati per l’analisi di gestione fondi e dashboard di gestione degli asset sono oggi in grado di:
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- aggregare e unire questi dati per restituire una visione integrata delle risorse e dei processi di manutenzione;
- consolidare i dati in un modello che ci consenta di effettuare analisi di importazioni ed esportazioni e di ottenere un report con i prezzi di ciascuna attività;
- classificare questi dati, selezionare alcuni set e concentrarci solo su quelli, effettuando così un filtraggio dei contenuti;
- monitorare costi di acquisizione e profitti maturati nel tempo.
Grazie a queste funzionalità, è possibile ottenere un tipo di analisi descrittiva che è allo stesso tempo una visualizzazione interattiva. In questo modo, è possibile monitorare in tempo reale dove si trovano le risorse e la distribuzione di queste ultime all’interno dell’azienda e di ciascuna divisione, linea produttiva, dipartimento.
La scelta del giusto partner per il digital asset management
L’impulso all’implementazione di soluzioni e servizi avanzati per la gestione delle risorse digitali nasce da un’urgenza precisa che negli ultimi anni è diventata talmente importante da far crescere la domanda di sistemi di digital asset management in misura significativa. La dimensione del mercato della gestione delle risorse digitali, valutata quasi 2000 milioni di dollari nel 2016, supererà i 5.000 milioni di dollari entro il 2023 (Fonte: alliedmarketresearch.com).
In un mercato in forte espansione come questo, però, sono presenti alcune criticità strutturali: l’investimento iniziale continuerà a essere elevato e la mancanza di figure professionali qualificate rappresenterà un ostacolo per le aziende che, in una situazione di incertezza, potrebbero limitare il budget riservato ai servizi di gestione delle risorse digitali, perdendo così importanti occasioni di sviluppo. In questo caso, diventa cruciale la presenza di un partner dalla comprovata esperienza, che possa guidare la scelta e l’adozione del digital asset management più adatto: un interlocutore in grado di supportare le realtà aziendali in un percorso strutturato, con l’obiettivo di trasformare i propri dati in reale vantaggio competitivo.
