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L’automazione dei processi è un’emergenza nelle imprese, complice il dinamismo del business di oggi e l’esigenza di ottenere maggiore velocità ed efficienza. I dati sono la luce guida per innescare le azioni coordinate di team e reparti, ma spesso le soluzioni che si adottano risentono della mancanza di una strategia organica, mirata a fare dell’automazione una componente strategica e non solo tattica dell’impresa. Un aspetto che può frenare la crescita aziendale e che si risolve affrontando i progetti che riguardano l’automazione dei processi con la giusta scala, logiche end-to-end nella fruizione e integrando tutte le componenti che possono dare dinamismo al business.
Perché affrontare in modo strategico l’automazione dei processi
Per automatizzare i processi aziendali e ridurre le inefficienze, serve innanzitutto poter contare sull’integrazione delle informazioni che servono ad alimentare i workflow e gli strumenti d’automazione. Lo sviluppo digitale ha portato all’impiego di piattaforme eterogenee d’automazione, non sempre in linea con i livelli di flessibilità e capacità d’integrazione di dati e processi oggi necessari.
I responsabili delle tecnologie e dell’innovazione digitale sono spesso sollecitati dai colleghi delle line of business (LOB) per risolvere problematiche settoriali di efficienza, per abolire procedure ripetitive che assorbono il tempo delle persone. Situazioni che richiedono soluzioni veloci, non invasive ma spesso affrettate con tool di robotic process automation (RPA), business process automation (BPA) o altro.
A differenza del passato, i processi aziendali devono cambiare velocemente ed essere flessibili, devono contemplare la capacità del sistema di prendere decisioni e ottimizzazioni su basi data-driven in modo automatico. La sfida per chi deve fare automazione dei processi è quindi quella di adottare una visione strategica di lungo termine evitando la proliferazione di software differenti, difficili da manutenere e da collegare alle fonti di dati.
Mettere in linea l’automazione con le esigenze aziendali
L’automazione dei processi è funzionale alla business transformation e richiede un programma strategico che abbia, alla sua base, l’allineamento sugli obiettivi di business, l’identificazione dei processi che hanno bisogno d’ottimizzazione e quindi la scelta delle tecnologie da utilizzare, assicurandosi che siano integrabili e tra loro e complementari.
Secondo gli analisti di Gartner, per riuscire nel compito è importante adottare fin da subito una strategia end-to-end nella gestione dei processi, quindi avere chiaro come mettere a fattor comune fonti di dati, supporti di automazione, business process management (BPM) e altri tool esistenti. Serve quindi avere una visione evolutiva di come potenziare i processi di business, integrando un po’ alla volta i tool analitici avanzati e d’intelligenza artificiale per supportare nel lungo termine le esigenze delle LOB. Gartner stima che il 65% delle aziende che hanno già utilizzato tool RPA per l’automazione dei processi introdurranno, già entro il prossimo anno, capacità sofisticate di machine learning (ML) e di natural processing engine (NPL) per supportare processi intelligenti e adattivi. Per dare prospettiva ai progetti d’automazione, è quindi importante che esista fin dall’inizio stretta collaborazione tra i team responsabili e gli attori delle LOB. La definizione degli obiettivi d’automazione richiede la conoscenza di quali sono i processi aziendali strategici e del loro contributo al fatturato.
I vantaggi di eliminare le inefficienze aziendali con l’automazione
Un’automazione dei processi efficace offre ritorno economico all’azienda, migliorando i rapporti con clienti e partner, nonché recuperi di risorse e flessibilità da destinare ai nuovi progetti di business. L’ottimizzazione dei costi è spesso uno degli obiettivi da realizzare, sia attraverso l’automazione dei task sia attraverso la revisione e aggiornamento dei processi già in essere. Automatizzando i processi si possono ridurre i costi associati con gli errori manuali oltre ai rischi di non conformità con dettati di legge o policy aziendali. Nella definizione dei progetti automazione dei processi è sempre importante distinguere le situazioni e i vantaggi attesi tra aumento di fatturato, riduzione di costi e del rischio.
Nella scelta dei tool è importante l’utilizzo di componenti in grado di scalare dal livello settoriale a quello aziendale per trarre massimo vantaggio dalle fonti dati e dagli strumenti già in produzione.
Senza queste prerogative i vantaggi rischiano d’essere limitati a reparti o business unit, ostacolando gli sviluppi organizzativi e la capacità di trarre valore dalla sempre più ampia introduzione delle capacità analitiche e ML/AI nei processi.
