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Perché gli utenti non ricevono le subscription di Tableau Server?

Può capitare che, pur avendo impostato Tableau Server e le opzioni SMTP in modo corretto, gli utenti non ricevano le email di notifica per le sottoscrizioni (subscription) o per gli alert. Vediamo insieme da cosa potrebbe dipendere.

  1. Non è assegnato un indirizzo email all’utente.
  2. Mancano le credenziali dei database connessi.
  3. Mancano i permessi utente verso il dashboard.
  4. Trusted authentication impostata su restricted.

1. Indirizzo email dell’utente

Quando un utente sottoscrive un dashboard o imposta un alert data-driven, Tableau server recupera il suo indrizzo email, l’indirizzo email del destinatario, dalle informazioni sull’utenza. Potrebbe quindi essere che l’utente non abbia inserito il proprio indirizzo email nei settaggi dell’account:

In questo caso potete aggiungere voi l’indirizzo email (se lo conoscete e siete admin, ne avete la facoltà). Oppure dire all’utente di autenticarsi su Tableau Server, cliccare in alto a destra dove vede il suo nome e modificare il proprio profilo (My Account Settings), inserendo l’indirizzo.

2. Credenziali database connessi

Per mandare dei dati via mail, Tableau server deve poter connettersi al database sottostante da cui il dashboard prende i dati. Se il database in questione richiede credenziali di accesso, dovremo embeddarle in Tableau Server.

Recatevi nel Project in cui risiede il dashboard per cui non arrivano le notifiche e apritelo cliccandoci sopra. Nella schermata che apparirà con le miniature delle viz che compongono il workbook, cliccate su Data Sources:

Cliccate sull’iconcina a forma di 3 puntini e scegliete “Edit connection…

Se è selezionato “Prompt user for password if needed”, le sottoscrizioni non stanno funzionando perché il processo si blocca quando vengono richiesti nome utente e password per accedere al database e non c’è nessuno lì presente a inserire manualmente i dati. Selezionate “Embedded password in connection” e inserite i dati di autenticazione per il database che verranno salvati in Tableau Server e usati all’occorrenza.

3. Permessi dell’utente

Quando Tableau Server manda la notifica all’utente, via email arriva uno screenshot del dashboard. Se Tableau deve mandarmi lo screenshot, la mia utenza deve essere abilitata al download delle immagini.

Recatevi nel project dove risiede il dashboard, individuatelo e cliccate sui tre puntini nell’angolino in alto a destra e scegliete “Permission…

Cliccate sull’utente (o sul gruppo di utenti, a seconda delle necessità) che non riesce a ricevere le notifiche e cliccate su “Edit…

Assicuratevi che la seconda opzione del gruppo “View”, ossia “Download Image/PDF” sia verde, abilitata:

Se non lo fosse, abilitatela.

4. Trusted authentication

Se avete un sistema di trusted authentication, per impostazione di default i trusted ticket creati sono di tipo restricted e permettono solo ed esclusivamente di accedere a delle view/workbook/dashboard, come se fossimo tutti utenti non admin. Anche io che sono admin del mio server, tramite restricted ticket avrò gli stessi poteri/permessi di un utente interactor e potrò solo visualizzare delle view.

Visti i punti 1, 2 e 3, è chiaro che i permessi di un ticket restricted non sono sufficienti, e infatti non vedremo neanche l’iconcina per la sottoscrizione nella pagina della viz o per l’attivazione degli alert.

Dovremo quindi abilitare i ticket unrestricted utilizzando tabadmin nel seguente modo:

tabadmin set wgserver.unrestricted_ticket true
tabadmin config
tabadmin restart

Prima di farlo però, fate attenzione alle ripercussioni che questa opzione può avere sulla sicurezza dei vostri dati. Si rischia di concedere troppi permessi a troppi utenti.

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Federica Ferrarini

Trainer - Milano

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