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La pubblicazione dei data sources, che sia su Tableau Online o Tableau Server, è un validissimo strumento per la condivisione di dati con i vostri colleghi, che essi usino Tableau Desktop o semplicemente la versione gratuita o che abbiano in ogni caso la possibilità di modificare i workbook nell’ambiente web per l’editing.
Che cosa serve per la pubblicazione di una data source?
Una data source pubblicata in Tableau consiste in:
Le informazioni della data connection, ovvero le informazioni che descrivono quali e quanti dati, vuoi mettere su Tableau per l’analisi. Con Tableau è possibile fare delle joins e dalla 10 si possono fare anche tra tabelle di diverse fonti. Perciò è fondamentale descrivere al meglio, per chi dovrà metterci mano successivamente, che tipo di connessione abbiamo fatto, con chi, tra cosa, quali file. Potete anche rinominare alcuni campi della data source per renderli più comprensibili a chi dovrà lavorarci con.
Un Extract, se deciderete di usarne uno. Dopo ne parleremo più approfonditamente.
Informazione su come aggiornare e se è possibile farlo, la data source. Per fare ciò l’utente avrà bisogno delle seguenti informazioni
- Il percorso al file di Excel originale.
- Dare le credenziali di accesso per permettere l’ingresso direttamente.
- Altrimenti non mettere credenziali per l’accesso, renderlo totalmente libero senza password o controlli.
Personalizzazione e pulizia. Quando “cediamo” il nostro lavoro a terzi, vogliamo che sia tutto comprensibile, ordinato e ben chiaro. E’ importante quindi che ogni campo calcolato, set, gruppo, bin, parametro, ma anche se abbiamo nascosto dei campi (o se è il caso di farlo, e spesso lo è se abbiamo a che fare con grossi data source con colonne inutili) rendere questi nuovi elementi chiari, definiti. Evitiamo la confusione, ed evitiamo che ci siano dubbi, incomprensioni.
Preparare una data source per la pubblicazione
Quando stiamo per pubblicare, teniamo in considerazione queste cose.
Quando pubblichiamo una data source non possiamo rinominarla direttamente. Dobbiamo pubblicarla nuovamente, con un nome diverso, come fosse una copia e aggiornare tutti i collegamenti con i workbook. Una buona convenzione per i nomi che gli daremo aiuterà le persone che dovranno lavorarci.
Potremmo chiamarla NOME-DATA oppure NOME001 o NOME1.0. E ogni cambiamento renderlo evidente.
Create dei ruoli per gli users, ad esempio
Un data steward. Crea e pubblica le data source per tutti.
Un amministratore del sito, che si occupa di pubblicare i contenuti, aggiorna gli extract, gestisce i permessi.
Se manteniamo i ruoli chiari e centralizzati, eviteremo di avere una proliferazione inutile e continua di data source.
Quando utilizzare un extract
Quando è meglio una live o un extract? Vediamo le condizioni ideali.
Tableau Online non può raggiungere direttamente i dati originali. Ci sono casi in cui Tableau non riesce ad avere una connessione diretta con il data source originale. In quei casi è necessario creare un extract e settare un aggiornamento continuo.
Ad esempio servizi di hosting in cloud come Google Analytics, Salesforce.com, Oracle, OData e gli ODBC connectors o anche i Web Data Connectors hanno tutti bisogno di un extract.
Per migliorare le performance. Se noi carichiamo un extract non ci sarà più bisogno ogni volta di caricare l’intero data source. Pensate di dover lavorare con una mole di dati enorme, che ogni volta, ad ogni query, deve essere consultata, aggiornata, ri caricata. Il tempo non finirebbe più.
Se invece noi decidiamo di caricare un set, una parte del data source, avremo una connessione più veloce, più snella e i nostri lavori e caricamenti saranno più istantanei.
Pubblicare le data source separate o embeddate nel workbook
Possiamo scegliere se: pubblicare le data source da sole, da cui andremo a pescare per ogni lavoro, oppure pubblicarle collegate direttamente a un workbook, perchè lavorano insieme.
Vediamo i vantaggi di una e dell’altra
| Pubblicate separatamente | Insieme al Workbook |
|---|---|
| Molto più facile da gestire centralmente, evita la proliferazione di data source, così come rende più semplice la gestione dei permessi | Ogni data source ha una connessione diversa dai dati. Ognuna ha il potenziale di mostrare qualcosa di differente in ogni specifico momento (occhio perchè il numero di data source può proliferare a vista d’occhio) |
| Fatto apposta per la condivisione, è una pubblicazione atta per essere disponibile a tutti coloro che ne abbiano bisogno | I Dati sono disponibili sono all’interno di quel workbook. Non sono quindi disponibili per altri utenti di Tableau Desktop che vorrebbero connettersi. |
| Gli extract possono essere aggiornati secondo una programmazione. In questo modo potremmo programmare un aggiornamento e tutti i workbook saranno aggiornati automaticamente | Dati più live, più aggiornati in tempo diretto. Potremmo quindi avere delle istantanee di ogni momento. |
| Generalmente aiuta a migliorare le performance | Ovviamente le performances ne risentirebbero per ogni richiesta di refresh diretto, a data source magari di dimensioni enormi. |
Ricordati di aggiornare gli extract
Quando pubblicate un extract è importare settare al meglio la programmazione di ogni aggiornamento. E soprattutto mantenerla.
Altre cose da leggere e guardare.
- Data Server—Un video molto interessante per comprendere come funziona la pubblicazione online.
- Understanding Tableau Data ExtractsUn articolo in 3 parti di Gordon Rose.
- O Extract, Where Art Thou? e TDE or Live? When to Use Tableau Data Extracts (or not)Articoli del Tableau Zen Master Jonathan Drummey sul suo blog Drawing with Numbers.
Grazie per la lettura e nella speranza che sia stato tutto chiaro, vi rimandiamo al nostro account Twitter, per dubbi, approfondimenti e domande varie @infolab
