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Data Visualization Tool: come fare budgeting con Tableau.

Ciao a tutti!!!
E ben tornati sul vostro blog di Data Visualization Tool preferito.

Oggi andremo ad utilizzare insieme una extension di Tableau, nello specifico parleremo della extension Write-Back creata da XpandIT.

Cos’è una extension?

Una extension di Tableau non è altro che un file di estensione .trex, che consiste in una pagina web all’interno della quale sono integrate delle librerie JavaScript fornite da Tableau stesso (ovviamente sono supportate da Tableau Desktop, Server e Online).

È possibile integrare le librerie Tableau con altre di terze parti in modo da ampliare le potenzialità di Tableau e permetterci, ad esempio, di scrivere direttamente un data base (o avviare altri applicativi esterni a Tableau).

In questo caso il Write-Back di Xpandit ci permette di scrivere all’interno di un data base senza abbandonare il nostro Data Visualization Tool preferito; prima di spiegarvi come fare voglio darvi due informazioni aggiuntive.

Write-Back, vantaggi e use case

Quali sono i vantaggi dell’utilizzare una extension che ci permetta di scrivere su un data base senza abbandonare Tableau?

  • Risparmio di tempo (non faccio lo “switch” di applicativo);
  • Utilizzo di una sola piattaforma (meno problemi dal punto di vista della maintenance);
  • Diminuzione dei file xlsx che “girano” in azienda (utilizzando un db abbiamo sempre dati congrui);
  • Diminuzione dei problemi di data governance (posso scegliere chi accede ad un determinata tabella);
  • Facilità di integrazione.

Tutti i punti sopra possono essere riassunti in:

  • Decisioni Data Driven più rapide;
  • Maggiore Data Governance.

Abbiamo chiarito quali sono i vantaggi nell’utilizzare una extension come Write-Back all’interno di un Data Visualization Tool.

Esistono use case particolari per il quale viene utilizzata questa extension?
La risposta ha questa domanda è abbastanza semplice ed è: tutti quelli in cui c’è necessità di scrivere da un Data Visualization Tool come Tableau!

Ecco qualche esempio:

  • Definizione di Budgeting,
  • Implementazione di Forecast
  • Root Cause Analysis Scenario
  • Fincancial Adjustments

Budgeting in Tableau con Write-Back

Com’è possibile creare un’analisi di budgeting all’interno del nostro Data Visualization Tool preferito con Write-Back? Scopriamolo insieme.

Quello che vorrei fare è realizzare insieme una dashboard simile a questa:

dashboard da ottenere in Data visualization tool

Lo scopo della dashboard sarà quello di andare a definire “live” il budget per una determinata Sub-Category e Mese (ho caricato su un server Sample-Superstore). Vogliamo quindi che l’utente finale possa effettuare delle selezioni in dashboard e scrivere direttamente in un db.

Requisiti:

  • Tableau Desktop
  • Write-Back Extension installato su un nostro server
  • Data Base sul quale scrivere (utilizzo un PostgreSQL)
  • file .trex

Partiamo innanzitutto creando tutti i chart/fogli presenti all’interno della dashboard (non descrivo i passaggi per non annoiarvi).

La prima tabella a sinistra mostrerà per ogni Sub-Category il suo totale delle quantità e delle vendite.

tabella di recap

La tabella sulla destra mostrerà per ogni Sub-Category e Mese il dettaglio delle vendite.

tabella di dettaglio

Andiamo a creare poi il trend posto nella parte bassa della dashboard.

trend

Componiamo a questo punto la nostra dashboard (al momento è molto semplice ma integreremo le informazioni di budget):

dashboard senza budget in Data visualization tool

Possiamo adesso potenziare la nostra dashboard aggiungendo il Write-Back e modificando il layout delle dashboard: non dobbiamo fare altro che un drag and drop in una porzione di dashboard desiderata.

drag and drop extension in Data visualization tool

Dal menù che si aprirà, andiamo a selezionare l’extension.

seleziono extension in Data visualization tool

E a configurarla.

right click e configuro

Ci viene poi richiesto di effettuare il login.

login write back

Attraverso il pannello di configurazione possiamo chiedere a Tableau di creare una tabella su un db e andare a scrivere all’interno di essa. I campi che verranno materializzati nel db, saranno:

  • Valido: campo all’interno del quale decido se il record deve essere rivisto o meno
  • Month (order date): mese di budget
  • Budget: valore del budget
configuro write back

La tabella di supporto che andremo a creare si chiama “budget” e potremo riutilizzarla come qualsiasi data source in Tableau.

connessione postgres

Inseriamo in tutte le tabelle create precedentemente il campo budget e coloriamo la riga della tabella attraverso il campo “valido”.

tabella e budget in Data visualization tool
tabella dettaglio e budget in Data visualization tool
trend e budget in Data visualization tool

Abbiamo aggiornato velocemente tutta la visualizzazione!

Il data source budget viene utilizzato semplicemente in blending (possiamo usare anche delle join) ed ovviamente, essendo al pari di qualsiasi altro data source, possiamo creare dei calculation field.

Write-Back ed i campi di supporto creati nel nostro db ci permettono di implementare le seguenti operazioni nel nostro Data Visualization Tool:

replico la dashboard come al punto di partenza in Data visualization tool
  • selezionare una sub-category
  • cliccare su add-data
  • aggiungere i nostri valori di budget
inserisco in write back budget valido

Nell’immagine appena sopra vediamo il risultato della configurazione del Write-Back. Una volta inseriti i valori e cliccato sul pulsante di submit la dashboard si aggiornerà in automatico (aggiungendo i nuovi dati)!

inserisco budget valido in Data visualization tool

Osservando meglio l’immagine appena sopra, possiamo notare che:

  • Si sono valorizzati le barre che utilizzavamo per visualizzare il budget (in trend)
  • In dashboard la linea in riferimento alla sub-category “Art” si è colorata sul campo calcolato “valido” che abbiamo creato (le celle sono verdi e non grigie nella tabella di dettaglio)

Possiamo in questo modo procedere e fare budgeting per tutte le sub-category e mese.

inserisco in write back budget non valido

In questo caso la riga sarà rossa perchè ho selezionato “no” all’interno del campo “valido”.

inserisco budget non valido in Data visualization tool

In conclusione, abbiamo realizzato in maniera rapida, semplice e con metodi di condivisione evoluti (data base PostgreSQL) la nostra analisi di budgeting all’interno del nostro Data Visualization Tool.

Spero di esservi stato di aiuto e che sia stata una lettura interessante! Continuate a leggere il nostro blog!

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Emanuele Elfieri

Consultant - Milano

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