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Email Tool in Alteryx

Immaginiamo una situazione ipotetica che si verifica in ogni azienda. Abbiamo appena generato un report nel quale sono evidenziati il successo o meno di alcuni reparti.

Adesso vorremmo mandarlo, magari personalizzato, ad ogni reparto. Quello a cui starete pensando è:

devo utilizzare un programma per il report, devo successivamente prendere il report, allegarlo ad una mail, quindi utilizzare un client per la posta elettronica, e inviarlo a tutti.

Anzi, devo dividere il report, o fare N report per il numero di reparti e mandare la mail a gruppi e non a tutti indistintamente. Hum… complesso, o anzi, lungo e noioso.

Soprattutto poi se devo farlo mensilmente o periodicamente.

Non esiste però un metodo più semplice, un metodo automatizzato, quindi sono costretto. Sbagliato!

Con Alteryx possiamo fare tutto ciò in poche mosse e senza uscire dal programma.

Tutto ciò è possibile grazie all’Email Tool.

Nel workflow che abbiamo allegato in fondo all’articolo, creiamo un file ipotetico in cui sono contenuti, una dimensione (vendite e spese), un valore, un dipartimento ed infine una mail di contatto. Così:

Tramite i tool per il reporting come Table e Report text, ci generiamo i nostri report. Raggruppiamo le tabelle per dipartimento, gli headers usano il campo Dipartimento e i report sono scritti in files che hanno il nome del dipartimento all’interno.

Mantenere separate queste parti del processo ci permetterà di mandare delle email ad ogni dipartimento con solo le informazioni/report specifici.

Quando abbiamo creato tutto e fatto una join per unire i report alle informazioni di contatto saremo quasi arrivati alla fine del nostro workflow.

Aggiungiamo una finezza. Due campi, uno per il soggetto delle email (Email Subject) e il corpo della email (Body). In modo da renderle personalizzate al 100%.

Ogni dipartimento avrà la sua mail personale. Una cura al dettaglio non da poco. A questo punto configuriamo Email Tool.

email tool configuration alteryx

Come vedete la configurazione è semplice e si basa sui campi che abbiamo già nel file. Ad esempio per la sezione To: (a chi inviare) ci basterà selezionare il campo Contact e andrà a pescare le email da li.

Per il campo Subject abbiamo appena creato (se vogliamo, non è obbligatorio) il campo apposito, idem per Body che vediamo nella parte sotto della configurazione. La parte Body può anche essere compilata a mano al momento ma ovviamente sarebbe uguale per tutti, senza distinzione.

In From invece compileremo a mano da chi arriverà la mail ai destinatari, cioè la nostra personale o quella designata per questa operazione.

Scaricate il workflow per vedere bene come funzionano tutti i passaggi ed averne una copia

EmailTool

Grazie per la lettura e nella speranza che sia stato tutto chiaro, vi rimandiamo al nostro account Twitter, per dubbi, approfondimenti e domande varie @infolab

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