Alteryx vs. Excel

Prova ad immaginare: hai dei file che contengono dei dati che devono essere manipolati. Cambiare dei valori, ripulire i dati, filtrarli, aggiungere informazioni, eliminare o creare nuove colonne o righe… Con Excel potresti metterci delle ore, se non addirittura giorni. E in certi casi potresti anche essere obbligato a conoscere Visual Basic o SQL per ottenere risultati più complessi.

Come fare per risparmiare tempo e fatica? Con Alteryx!

Di seguito una breve comparazione “Alteryx vs. Excel” alle prese con la stessa operazione.

APRIRE UN FILE CSV o TXT

In Excel dobbiamo selezionare tutta la prima colonna, andare nella tab “Dati”, selezionare “Testo in colonne”, selezionare il carattere delimitatore. 4 Passaggi.

Con Alteryx basta aprire il file con lo strumento “Input Tool” che riconoscerà immediatamente da solo le colonne, in caso di file .csv, o permetterà di scegliere il delimitatore nella stessa finestra, in caso di file di testo. Un solo passaggio.

CAMBIARE TIPI DI DATI

Se vogliamo forzare Excel a considerare il testo di una cella come una stringa, possiamo anteporre ai numeri un apostrofo (‘), oppure dobbiamo selezionare le celle e/o le colonne e andare nel menù “Formato celle” per visualizzare e impostare altri tipi di dati, come valute, date, ecc, ecc…

Con Alteryx abbiamo due opzioni:

il “Select Tool” che nella seconda colonna ci permette di cambiare il tipo di dato,

oppure lo strumento “Auto Field Tool” che, come dice il nome stesso, è in grado di interpretare da solo i dati, assegnando tipologia e dimensione adatta al contenuto. Utile soprattutto per i campi che contengono stringhe di testo.

RIMPIAZZARE VALORI

Possiamo usare un filtro veloce e le formule da copiare, trascinandole verso il basso (che corrisponde a scrivere x volte la nostra formula in modo diverso). Ma cosa succede se alcune celle sono vuote? La copia della formula per trascinamento potrebbe non andare a buon fine, perché Excel non trova i valori attesi nella formula.[/one_half]

Con Alteryx la formula viene scritta una volta sola, con lo strumento “Formula Tools” e viene applicata ad ogni riga, dandoti la sicurezza che sarà sempre coerente.

UNIRE/ACCODARE DUE TABELLE

Con Excel, nella più semplice delle ipotesi, bisogna assicurarsi che le colonne delle due tabelle siano esattamente le stesse e nello stesso ordine. Poi si copia tutto il contenuto della seconda tabella e si incolla nella prima riga vuota della prima tabella. E così via…

Con lo strumento “Union Tool”, possiamo facilmente accodare due o più tabelle di excel indipendentemente dall’ordine delle colonne e dalla loro intestazione, tramite l’unione in base alla posizione, in base al nome o l’unione manuale, incolonnando manualmente i campi.

Con pochi clic del mouse si possono aprire e unire in un’unica tabella un file di testo, un a tabella di access e un file excel.

COLLEGARE DUE TABELLE (JOIN)

Con Excel bisogna: formattare i dati come tabella, assegnare un nome significativo alle tabelle, eliminare a priori i valori duplicati. Bisogna creare una relazione “uno a molti”, selezionando colonna esterna e colonna e tabella correlata, nell’apposito menù delle ralazioni. Oppure utilizzare la formula CERCA.VERT.

Con il “Join tool” si uniscono due tabelle con un campo in comune (chiave primaria) e restituisce in automatico:

-Inner Join (J): crea nuove colonne alla destra della tabella d’origine (L) in cui ci sono i valori della tabella da unire (R) che soddisfano la regola di confronto.

-Left Unjoin (L): sono i record della tabella d’origine (L) che non hanno trovato una corrispondenza nella tabella da unire (R), quelli che non soddisfano la regola di confronto.

-Right Unjoin: (R): sono i record della tabella da unire (R) che non hanno trovato una corrispondenza nella tabella d’origine (L).

Per ottenere un left outer join basterà collegare subito dopo un “Union tool“, e unire il connettore J e il connettore L.

Stesso discorso vale per creare un right outer join (J unito a R) oppure un full outer join (unione di J,L,R).[/one_half_last]

ESPRESSIONI REGOLARI

Supponiamo di avere un file .xlsx con tutti i clienti, in cui i numeri di telefono sono scritti nei modi più disparati: alcuni dopo il prefisso hanno il trattino, altri hanno uno spazio, altri ancora hanno lo slash, ecc, ecc, ecc… ma per l’ultilizzo che dobbiamo fare del file è necessario che tutti i numeri di telefono siano formattati in un modo ben preciso.

Come possiamo normalizzare il layout? Le opzioni son ben poche. Un paio di formule della categoria “Testo” combinate con formule condizionali che contemplino tutti possibili in modi in cui un numero di telefono può essere scritto (il che ci obbliga a esaminare tutto l’elenco di clienti per prendere nota di tutti i modi in cui prefisso e numero sono stati divisi). Oppure dobbiamo implementare delle formule regex su visual basic.

Alteryx ha uno strumento, chiamato “Regex Tool” che grazie a un’interfaccia user friendly rende semplice implementare delle espressioni regolari, senza conoscere il linguaggio specifico, e che possono:

– rimpiazzare parti di testo che corrispondono all’espressione regolare dichiarata, senza creare nuove colonne (Replace Method)

– creare nuove colonne o righe in cui vengono isolate le parti di testo che corrispondono all’espressione dichiarata (Tokenize Method)

– creare nuove colonne con intestazione in cui vengono isolate le parti di testo che corrispondono all’espressione dichiarata (Parse Method).

– effettuare un controllo VERO/FALSO per capire quali campi soddisfano la regola dichiarata e quali no (Match Method)

Più avanti farò un articolo apposta per le espressioni regolari e il loro funzionamento.

CANCELLARE COLONNE

Sei arrivato alla fine del tuo lavoro, hai creato delle nuove colonne con calcoli, formule, e via dicendo. Alcune di queste colonne sono solamente dei campi di appoggio per altre formule o delle formule intermedie. Vorresti mostrare solamente i risultati finali. Non puoi cancellare le colonne che non vuoi mostrare, altrimenti perderesti tutti i valori delle formule. Sei obbligato a copiare le colonne che ti interessano in un nuovo foglio di lavoro.

Con Alteryx puoi usare il “Select Tool” per mettere/togliere il segno di spunta alle colonne che vuoi mostrare/nascondere, senza alcuna ripercussione sulle formule.

Bene, questa è una carrellata delle operazioni più comuni che capita di dover eseguire per sistemare i dati a nostra disposizione, ma ovviamente Alteryx può fare molte altre cose.

Continuate a seguire il blog per scoprire tutte le altre fantastiche funzioni!