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Tutte le società devono periodicamente presentare un dettagliato reporting per monitorare la salute della loro attività e fornire una veritiera visione del loro stato finanziario. E, qualora si operi anche su mercati esteri, può essere necessario adeguare tale reportistica a normative differenti. Ovviamente, gli enti normativi non sono gli unici a essere interessati al consolidamento finanziario. Quest’attività serve anche a fornire una precisa informazione sullo stato dell’organizzazione agli azionisti e agli investitori.
Così, ogni 3, 6 o 12 mesi, le aziende si trovano ad affrontare il problema di ottimizzare il processo di chiusura finanziaria per riuscire a completare nei tempi l’integrazione di dati differenti (senza comprometterne l’accuratezza) e di assicurare la garanzia della visibilità del processo di consolidamento e della gestione dei costi per rimanere entro il budget.
Queste necessità, che diventano sempre più pressanti, possono essere efficacemente soddisfatte tramite soluzioni per l’automazione del reporting finanziario.
I vantaggi dell’automazione del reporting finanziario
È risaputo che, per quanto complessa, un’attività che preveda sempre la stessa modalità esecutiva può essere automatizzata con notevoli vantaggi. E il reporting finanziario non fa eccezione. Va da sé che, siccome automatizzare vuole dire anzitutto affidare al computer una serie di attività, il più ovvio dei benefici è quello di poter liberare del tempo dal processo di caricamento dei dati, potendolo dedicare alla più proficua analisi ponderata dei dati stessi.
I vantaggi che si possono ricavare dall’automazione del reporting finanziario vanno, però, oltre il semplice guadagno di tempo. In primo luogo, l’automazione elimina molte fonti di errore. Quando ci si affida a processi manuali, l’errore è sempre in agguato. E questo vale anche per la più attenta e precisa delle persone. Un errore commesso in un reporting finanziario può comportare importanti conseguenze, sia in termini di costi sia di immagine.
L’automazione permette poi di stabilire precise procedure operative e la maniera con cui vanno eseguiti determinati protocolli. Questo implica che va definito chi può accedere ai dati finanziari sensibili dell’azienda. In tal modo, non solo si prevengono gli errori, ma si aumenta anche il livello di sicurezza. Infatti, stabilendo precise autorizzazioni, si possono tenere sotto controllo sia l’attività degli utenti sia le transazioni individuali, riducendo il rischio di frode.
Automatizzare è sinonimo di velocizzare. Ciò vale anche per il reporting finanziario, che, grazie all’automazione, può vedere notevolmente ridotti i tempi di chiusura dell’attività periodica, mantenendo un altissimo livello di precisione. Non solo. È anche possibile ridurre il tempo impiegato a rintracciare le informazioni necessarie a redigere la documentazione perché si possono collegare tutti i risultati finanziari della società alle fonti di dati originali, fornendo un livello più alto di trasparenza nel reporting. Il caricamento automatico dei dati fornisce le statistiche finanziarie dell’azienda in tempo reale. Se, poi, questo dettagliato livello di reporting finanziario viene combinato con una dashboard, può offrire gli strumenti per affrontare in modo più efficace le sfide che pone il business.
A tutto beneficio della produttività e del business
Come abbiamo visto, l’automazione del reporting finanziario consente di far eseguire al computer processi ripetitivi e time-consuming, riducendo gli errori e velocizzando i processi. I risultati che si ottengono sono:
- una riduzione dei tempi;
- una maggiore focalizzazione del personale sulle attività ad alto valore.
In pratica, si aumenta la produttività e si riducono in modo significativo i costi.
I CFO rivestono sempre più un ruolo chiave nel definire la direzione strategica dell’azienda e spesso fungono da collegamento tra i vari dipartimenti. Quando si implementa un software per automatizzare la chiusura del bilancio, il consolidamento e il reporting finanziario tale ruolo è ulteriormente enfatizzato. Infatti, i CFO e il proprio team si possono concentrare su compiti a più alto valore che hanno un maggiore riflesso sull’attività core aziendale e che possono aiutare a generare le intuizioni utilizzabili per guidare la crescita del business.
Come automatizzare il reporting finanziario
Ancora oggi, in molte organizzazioni gli strumenti più usati per generare i report finanziari sono i fogli di calcolo. Seppure svolgano bene il lavoro, non sono adatti per avere una reale automazione del reporting finanziario.
Infatti, non supportano i flussi di lavoro e altre funzioni necessarie per permettere una collaborazione efficace e l’adeguata sicurezza. Servono, perciò, software sviluppati in modo specifico, che consentano al CFO e al suo team di gestire tutti i dati finanziari dell’azienda, sia quelli che provengono dalle divisioni interne sia quelli relativi a eventuali filiali o uffici esterni. Tali software dovrebbero, poi, consentire di automatizzare tutte le fasi del flusso del processo di consolidamento, i compiti, le notifiche e le approvazioni.
Nei casi più evoluti, si può avere anche un’automazione intelligente, che aggiorna e organizza i dati mentre entrano nel sistema senza necessità di intervento umano. Questo è sicuramente un grande vantaggio nel momento in cui si ricevono dati per il reporting finanziario da filiali in varie regioni del mondo in cui ci sono fusi orari differenti.
